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Politique en matière de conflits d’intérêts

Cette politique décrit la manière dont les salarié·e·s de Boann, ses administrateur·rice·s, ses dirigeant·e·s, les membres de ses conseils et de ses comités de même que les autres personnes agissant pour l’intérêt supérieur de Boann et de ses fonds (chacun de ces groupes étant individuellement désignés par le terme « Partie », ou collectivement par le terme « Parties ») préviendront les conflits d’intérêts, qu’ils soient potentiels, apparents ou réels.

 

Boann s’attend à ce qu’en remplissant leurs fonctions, les Parties placent les intérêts de Boann, de ses détenteur·rice·s de parts et de ses parties prenantes au-dessus de tout intérêt ou gain personnel. Boann conçoit qu’en raison d’anciennes relations, d’emplois antérieurs, d’engagements actuels ou de relations personnelles, il est parfois possible que les membres de son équipe se trouvent en situation de conflit d’intérêts apparent, potentiel ou réel alors qu’ils définissent des priorités, élaborent des plans ou effectuent des dépenses. Si une telle situation survient, trois choses sont essentielles afin de la gérer :

  • Faire preuve de transparence (révéler l’existence de tout conflit d’intérêts potentiel ou réel). Tous les membres doivent déclarer à leur gestionnaire, à leur responsable de contrats ou à la personne assurant la présidence du conseil d’administration tout conflit d’intérêts dans lequel ils se trouvent. Tout manquement à cette règle pourrait mener à des sanctions disciplinaires ou au congédiement.

  • Atténuer les risques de conflits d’intérêts (prendre des mesures afin de soustraire toute personne de tout processus décisionnel la plaçant dans une situation de conflit d’intérêts apparent ou réel). La ou le gestionnaire, la ou le responsable de contrat, la ou le président·e du conseil d’administration et la ou le directeur·rice général·e doivent s’assurer que toute personne s’abstient de prendre part à tout processus décisionnel susceptible de la mettre en situation de conflit d’intérêts potentiel ou réel.

  • Consigner et rapporter (tenir un registre de toutes les mesures entreprises pour gérer un conflit d’intérêts déclaré). Un registre de tous les conflits d’intérêts déclarés sera tenu par la ou le secrétaire général·e ou toute autre personne affectée à cette tâche.

  • La ou le directeur·rice général·e est ultimement responsable de faire en sorte que le code de conduite des affaires et les clauses relatives aux conflits d’intérêts soient respectés. Lorsque la ou le directeur·rice général·e constate l’existence d’un conflit d’intérêts, elle ou il doit le déclarer au conseil d’administration par l’entremise de la ou du président·e du conseil d’administration.

 

Voici un aperçu de différentes situations pouvant donner lieu à des conflits d’intérêts.

a. Utilisation des fonds et des actifs de Boann

Les équipements, les fournitures, les éléments protégés par des droits de propriété intellectuelle (incluant le nom « Boann »), les archives, les documents et les autres actifs de Boann sont destinés à l’usage des personnes autorisées dans le cadre de leurs fonctions et de leurs responsabilités, et demeurent la propriété de Boann.

Tout produit ou information obtenus dans le cadre d’activités commerciales réalisées au nom de Boann est la propriété de Boann. Cela inclut les actifs tels que les produits, les propositions, les transactions, les demandes de financement, les listes de client·e·s, les archives, les coordonnées, le matériel promotionnel, les informations sur les prix, les requêtes juridiques et réglementaires, et les activités. Ces actifs ne doivent pas être utilisés dans le but d’obtenir un gain personnel, et ne doivent pas bénéficier à d’autres personnes à l’intérieur ou à l’extérieur de Boann qui, d’une manière ou d’une autre, pourraient tirer un avantage en accédant à ces actifs.

b. Gain financier personnel

Tout intérêt financier extérieur susceptible d’interférer ou d’influencer indûment la capacité d’une personne à exercer un jugement indépendant dans le cadre de ses responsabilités chez Boann doit être divulgué.

La commission de délits d’initié·e·s ou la transmission d’informations importantes à caractère non public concernant Boann ou les fonds à des tiers constituent des violations de la loi, et sont interdites en toute circonstance.

Autres activités n’étant pas mentionnées nommément : les politiques et les pratiques peuvent également placer une personne dans une situation de conflit d’intérêts par rapport aux intérêts des fonds. Si une Partie ne sait pas si une activité particulière est interdite ou non, elle doit communiquer avec la ou le directeur·rice des opérations. Tout investissement pouvant mener à un conflit d’intérêts doit être déclaré à la ou au directeur·rice général·e ou à la ou au président·e du conseil d’administration.

c. Autres activités incluant les activités commerciales

Boann encourage les Parties à être des citoyen·ne·s socialement responsables, à s’impliquer pleinement dans la communauté, et à participer activement au processus politique. En outre, et afin de bénéficier des expériences, des expertises et des connaissances nécessaires sur le plan de la finance sociale, l’équipe de Boann comprendra des personnes ayant des intérêts extérieurs. Certains de ces intérêts peuvent être directement ou indirectement liés au travail de Boann.

Tous les membres de l’équipe doivent déclarer, au moment de leur embauche et régulièrement et en temps utile par la suite, leurs autres activités, qu’elles soient rémunérées ou non. De manière générale, les Parties doivent éviter de contracter d’autres engagements susceptibles de nuire à l’incidence du travail de Boann ou de les empêcher de remplir leurs fonctions chez Boann.

Toute offre de services à une entreprise qui est cliente ou concurrente de Boann doit être divulguée à la ou au directeur·rice général·e ou à la ou au président·e du conseil d’administration. Si un·e membre de l’équipe prend part à d’autres activités qui la placent en situation de conflit d’intérêts potentiel, apparent ou réel par rapport au travail qu’elle ou il réalise pour Boann, cette situation doit être déclarée à sa ou son supérieur·e. La personne concernée doit dûment consigner ce conflit d’intérêts, la démarche entreprise pour éviter toute interférence avec les décisions prises par Boann, de même que l’approche employée pour effectuer un suivi constant du conflit d’intérêts. Sa ou son supérieur·e peut également établir des limites au travail qu’elle effectue pour Boann.

d. Occasions favorables pour Boann

Les occasions d’affaires qui, d’une manière ou d’une autre, sont rattachées à la stratégie d’affaire de Boann et impliquent un investissement ou un gain personnel sont considérées comme des « occasions favorables pour Boann ». Il est interdit aux Parties de se servir de leur poste pour faire un gain indu, notamment en cherchant à tirer parti, pour elles-mêmes, leurs affilié·e·s ou les membres de leur famille, d’occasions qui reviennent de droit à Boann, que ces occasions aient été découvertes ou non dans le cadre de ses fonctions chez Boann.

e. Cadeaux, avantages et divertissements

Boann s’est engagé à mener ses affaires de manière éthique et sans recourir à la corruption. Les cadeaux, les avantages ou les divertissements offerts par les client·e·s ou les prestataires de services potentiels ou actuels peuvent être considérés comme des formes d’incitation ou de corruption susceptibles d’entraver la gestion objective et juste des affaires.

Les questions suivantes doivent être prises en compte avant de donner ou d’accepter tout présent, matériel ou immatériel, possédant une certaine valeur :

  • Ce présent possède-t-il une valeur nominale?

  • Est-il convenable en regard des pratiques commerciales normales?

  • Est-il sollicité?

  • Est-il donné ou reçu en échange d’un « retour d’ascenseur »?

  • Est-il donné ou reçu en échange d’un renvoi de clientèle?

  • La réputation de Boann serait-elle entachée si l’offre ou la réception de ce présent était divulguée publiquement?

  • Est-il légal?

Qui plus est, les Parties ne doivent pas offrir ou recevoir de cadeaux, d’avantages ou de divertissements si un tel geste contrevient aux pratiques commerciales des autres parties. Les personnes ou les membres de leur famille ne peuvent pas recevoir ou accepter, au nom de Boann, de commissions occultes, de rabais ou d’autres paiements de la part d’un·e client·e ou d’un·e prestataire de services.

Aucune Partie ne peut solliciter un divertissement auprès d’une personne qui fait affaire ou cherche à faire affaire avec Boann. Une Partie peut, de temps à autre, offrir ou accepter un repas, une invitation ou une autre forme de divertissement si la valeur de ce présent est raisonnable et si un tel geste respecte les politiques de l’entreprise en la matière. Boann conseille à ses Parties de ne pas accepter de cadeaux ou de divertissements de forte valeur de la part de prestataires offrant des services aux fonds ou d’entités dans lesquelles investissent les fonds. À cet égard, « forte valeur » s’applique à tout cadeau ou divertissement dont la valeur excède 200 $ par personne en une seule fois, ou 1 000 $ par personne sur une année.

f. Dons, commandites, contributions politiques et lobbying

Boann s’est engagé à apporter une contribution positive aux communautés et aux secteurs qu’il sert. De manière générale, des commandites sont accordées lorsque cela sert directement les intérêts commerciaux de Boann, et de tels octrois peuvent être assujettis à une politique d’entreprise particulière. Boann ne fait pas de contributions politiques, n’achète pas de billets donnant accès à des événements politiques ou à des collectes de fonds, et ne verse pas de dons à des événements, à moins d’avoir été autorisé à le faire par la ou le directeur·rice général·e ou la ou le président·e du conseil d’administration, et d’inclure cette dépense dans la déclaration de dépenses remise au conseil d’administration.

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